Payroll & Benefits Specialist

Voor Universiteit Gent zoeken we een Payroll & Benefits Specialist die een expert-rol opneemt binnen het Team Salarisadministratie en bijdraagt aan een correcte salarisadministratie en de verdere optimalisatie van payroll- en personeelsvoordelenprocessen.

Jouw opdracht
Je bewaakt de correcte verwerking van de salaris- en personeelsvoordelenadministratie volgens interne procedures en externe regelgeving. Je behandelt complexe payroll- en benefitdossiers, waaronder tweedepijlerpensioenen, en ondersteunt het beleid binnen Compensation & Benefits.

• Je voert kwaliteitscontroles, herberekeningen en data-analyses uit en verzorgt rapporteringen Voor management, beleid en interne en externe stakeholders.
• Je staat mee in voor tijdige en correcte DMFA- en DMFAUp-aangiften. Je onderzoekt notificaties en anomalieën, bereidt webwijzigingen voor en reconcilieert aangiftegegevens met RSZ-bedragen, boekhouding en externe facturen.
• Je beheert afrekeningseenheden en payrollparameters, bewaakt de aansluiting met de boekhouding en beoordeelt retroactieve aanpassingen en de impact van wettelijke of parameterwijzigingen op de verschillende personeelsgroepen.

• Je test en valideert wijzigingen in SAP Payroll en HR-systemen, waaronder upgrades, Jira-ontwikkelingen en nieuwe looncodes. Je ondersteunt de implementatie van wetgeving en beleid en draagt bij aan digitalisering en procesoptimalisatie.
• Je verstrekt gespecialiseerd advies aan medewerkers, leidinggevenden en externe instanties. Je ondersteunt de teamleider en werkt nauw samen met Salarisadministratie, Personeelsadministratie en andere ondersteunende diensten.

Jouw profiel
Kennis en ervaring

• Je beschikt bij voorkeur over een diploma in HR, handelswetenschappen, fiscaliteit, economie, accountancy of een gelijkaardige richting en minstens vijf jaar relevante ervaring in payroll, HR-administratie of Compensation & Benefits.
• Je hebt een grondige kennis van Belgische loonadministratie, sociale wetgeving, payrollprocessen en personeelsvoordelen, zoals verzekeringen, pensioenen en alternatieve verloning.
• Je hebt praktische ervaring met SAP HR/HCM, SAP Payroll, SuccessFactors of gelijkaardige HR-systemen en met rapportering en data-analyse binnen HR of payroll.
• Je bent vertrouwd met Excel, Power Query/Power Excel en Power BI en hebt een sterke affiniteit met digitalisering, systeemondersteuning en procesoptimalisatie.
• Ervaring in een grote, complexe matrixorganisatie met uiteenlopende statuten, regelgeving en systemen is een belangrijke meerwaarde. Projectwerking, veranderprocessen, systeemimplementaties of testomgevingen zijn pluspunten. Kennis van een overheids- of universitaire context is een troef, geen vereiste.

Vaardigheden en attitudes

• Je analyseert complexe payroll- en HR-data kritisch en vertaalt deze naar bruikbare inzichten. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht, met aandacht voor datakwaliteit, compliance en betrouwbare processen.
• Je behandelt zelfstandig complexe dossiers en werkt vlot samen in een multidisciplinair team, met HR, IT, leidinggevenden en externe instanties. Je licht complexe materies helder toe.
• Je neemt initiatief, denkt procesmatig en oplossingsgericht en bent bereid je verder te verdiepen in payroll, Compensation & Benefits en HR-systemen.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en handelt professioneel, mens- en waardegedreven, met integriteit en ethiek als uitgangspunt.

Wat biedt UGent jou ?
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie, met vaste benoeming na zes maanden stage en een positieve evaluatie. Daarnaast bieden wij:

• 36 vakantiedagen, een goede werk-privébalans, thuiswerk, en glijdende werkuren;
• gunstige pensioenvoorwaarden, een hospitalisatieverzekering en ecocheques;
• terugbetaling van het openbaar en/of een fietsvergoeding;
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden;
• toegang tot ‘benefits at work’ en andere voordelen, zoals een voordelig sportaanbod, voordeeltarieven in studentenrestaurants en gratis griepvaccinatie.

Interesse?
Ga naar de jobsite van UGent  :Payroll specialist & Benefits analyst Functiedetails | Universiteit Gent; en  bezorg  ten laatste op 15-11-2026 om 23.59 uur  de volgende documenten: jouw CV, een motivatiebrief en kopie van je diploma
Voor alle vragen over de functie kan je ondertussen terecht bij Ans Hanappe, of bij Peter Sergeant, Teamleader Salarisadministratie via [email protected]