QA Process Support Specialist (Gap Assessments & Document Management)

jobdetailsQA Process Support Specialist (Gap Assessments & Document Management)

Klaar voor een sleutelrol binnen kwaliteitsborging?

Ben jij een administratief talent met een scherp oog voor detail en een passie voor kwaliteitsborging binnen een gereguleerde omgeving? Wil je impact maken bij een wereldwijd toonaangevend farmaceutisch bedrijf in G...

eel?

Als QA Process Support Specialist word jij de onmisbare schakel binnen het kwaliteits- en documentatieteam. Je krijgt de kans om operationele en administratieve processen vlekkeloos te laten verlopen, nauw samen te werken met diverse afdelingen en actief bij te dragen aan continue procesverbeteringen.

Functie-inhoud

In deze veelzijdige functie ondersteun je twee cruciale pijlers van de kwaliteitsafdeling: het gap-assessmentproces en document management. Je bent de drijvende kracht achter het beheren van mailboxen, het nauwkeurig bijhouden van geautomatiseerde Excel-trackers en het vlot laten verlopen van document flows in TruVault. Met jouw gestructureerde aanpak en heldere communicatie zorg je voor een vlekkeloze opvolging bij stakeholders en bewaak je steeds de strengste kwaliteitsnormen.

QA Process Support Specialist (Gap Assessments & Document Management)

Klaar voor een sleutelrol binnen kwaliteitsborging?

Ben jij een administratief talent met een scherp oog voor detail en een passie voor kwaliteitsborging binnen een gereguleerde omgeving? Wil je impact maken bij een wereldwijd toonaangevend farmaceutisch bedrijf in Geel?

Functie-inhoud

...

• belangrijkste verantwoordelijkheden

  1. Ondersteuning van het Gap-Assessmentproces

  • Beheren en opvolgen van de centrale gap-assessment mailbox.
  • Identificeren of bevestigen van de juiste Local Process Owner (LPO) en aanspreken van betrokken stakeholders.
  • Correct en up-to-date houden van de Excel-tracker.
  • Bewaken van strakke deadlines en proactief opvolgen van openstaande acties.
  • Uitvoeren van een eerste inhoudelijke screening op veelvoorkomende, gekende fouten.
  • Beantwoorden van basisvragen van stakeholders over het proces.
  • Afstemmen met de trainingsafdeling wanneer er trainingsimpact of verdere opvolging nodig is.
  • Genereren en controleren van periodieke rapporten via geautomatiseerde rapporteringstools.
  • Signaleren van terugkerende knelpunten, trends en verbetermogelijkheden in het proces.

  2. Ondersteuning van het document managementproces (TruVault)

  • Beheren en opvolgen van de documentmanagement mailbox.
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor basisvragen over het standaard document managementproces.
  • Uploaden van procedures en uitvoeren van administratieve reviews in TruVault.
  • Opstarten en circuleren van document flows in het systeem.
  • Opvolgen van stakeholders rond review data, vereiste correcties en openstaande acties.
  • Controleren van de volledigheid en juistheid van metadata in TruVault.
  • Uitgeven van gecontroleerde kopieën volgens het geldende proces.
  • Opstellen, aanpassen en onderhouden van document templates in Word en PDF.
  • Niet-standaard, technische of compliance gerelateerde vragen tijdig escaleren naar de juiste Subject Matter Expert (SME) of proceseigenaar.

• kwalificatie

  • Ervaring: bij voorkeur 0 tot 2 jaar ervaring in een ondersteunende QA- of administratieve rol.
  • Sector ervaring: ervaring in een farmaceutische, kwaliteitsgerichte, GMP- of anderszins gereguleerde omgeving is een grote troef. Kennis van Good Documentation Practices (GDP) is mooi meegenomen.
  • Systemen & tools:
  • Goede praktische kennis van MS Excel (basisgebruik van trackers, filters en geautomatiseerde rapporten).
  • Goede kennis van MS Word (document opmaak, templates) en PDF-tools.
  • Ervaring met TruVault of een vergelijkbaar elektronisch document management systeem (EDMS) is een sterke plus.
  • Competenties & Vaardigheden:
  • Je werkt uiterst nauwkeurig en hebt een groot oog voor detail.
  • Je kunt vlot prioriteiten stellen, meerdere taken en deadlines beheren.
  • Je bent communicatief sterk (mondeling en schriftelijk) en servicegericht ingesteld.
  • Je neemt eigenaarschap over je taken en durft problemen tijdig te escaleren.
  • Je hebt een proactieve, proces- en verbeter gerichte mindset.

• voordelen

  Ons Aanbod
  • Competitief brutoloon met 13e maand en dubbel vakantiegeld
  • Netto maandvergoeding
  • Maaltijdcheques & ecocheques
  • Keuze tussen bedrijfswagen met tank-/laadkaart (SalSa-plan) of km-vergoeding voor verplaatsing met eigen wagen
  • Hospitalisatieverzekering vanaf dag 1 + optionele ambulante verzekering (incl. tandzorg)
  • Groepsverzekering (pensioenopbouw)
  • Cafetariaplan (Flex Income Plan)
  • 4 weken wettelijke vakantie + 12 ADV-dagen + anciënniteitsverlof
  • Mogelijkheid tot thuiswerken (afhankelijk van project)
  • Benefits at Work kortingenplatform
  • Referral bonus bij aanwerving via jouw netwerk
  • Persoonlijke opvolging via account manager, HR/L&D support, toegang tot opleidingen, learning tools en certificaties
  • Netwerkevents en interne activiteiten om verbonden te blijven met collega’s en de organisatie

  Liever samenwerken als freelance consultant?

  • We betalen jouw facturen tijdig en correct (30 dagen)
  • Het team van recruiters en account managers is betrokken bij je carrière en volgt je nauw op
  • Tegen het einde van je project zoeken we proactief naar je volgende uitdaging