Executive Assistant / Directie-assistent(e) (NL/FR/EN)

jobdetails

Ben jij een organisatorisch talent dat floreert in een dynamische, bancaire omgeving? Als Executive Assistant speel je een sleutelrol in de ondersteuning van vijf afdelingshoofden (Tribes en Centres of Expertise) en hun teams. Met jouw proactieve instelling en uitstekende communicatieve vaardigheden zorg je voor een vlekkeloze administratieve en logistieke organisatie. Je beweegt je moeiteloos in een tweetalige omgeving (Nederlands/Frans) en kunt vlot schakelen naar het Engels.

Erkenningsnummer: VG599/BUOSAP

...

Erkenningsnummer: VG599/BUOSAP

• belangrijkste verantwoordelijkheden

  Directie-assistentie voor 5 afdelingshoofden

  • Proactief beheer van de agenda’s en coördinatie van vergaderingen.
  • Organiseren van afspraken, zaalreserveringen en catering.
  • Regelen van zakelijke reizen en verplaatsingen.
  • Opvolgen van de dagelijkse administratie (onkostennota's, handtekeningen, IT-aanvragen, Ask Nestor, interne communicatie).

  Administratieve en logistieke ondersteuning van de teams:

  • Coördineren van complexe en overkoepelende vergaderingen met diverse belanghebbenden.
  • Beheren van collectieve agenda's, zaalboekingen en catering.
  • Organiseren van teamreizen en logistieke ondersteuning bij events, workshops en seminars.
  • Opvolgen van interne post, kantoorbenodigdheden en ondersteuning van belangrijke overlegorganen.

• kwalificatie

  • Talenkennis: Vloeiende communicatie in het Nederlands en Frans (zowel mondeling als schriftelijk) is essentieel voor deze rol. Je kunt tevens vlot functioneren in een Engelse werkomgeving.
  • Ervaring: Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie (directie-assistentie of senior support).
  • Organisatievermogen: Uitstekende capaciteiten op het vlak van planning, coördinatie en het prioriteren van taken met een sterk anticiperend vermogen.
  • Houding & Vaardigheden: Proactief, discreet, stressbestendig en sterk servicegericht met uitstekende netwerkkwaliteiten.
  • IT-kennis: Grondige beheersing van het Microsoft Office-pakket en digitale communicatiekanalen.