Quality Assurance Support Specialist

jobdetails

Randstad Professional Life Sciences in Vlaanderen is op zoek naar een QA Process Support Specialist.

...

Voor onze klant, een toonaangevend bedrijf binnen de farmaceutische sector in de regio Gent, zijn wij momenteel op zoek naar versterking van het kwaliteitsfase-team. In deze rol bied je operationele en administratieve ondersteuning voor het gap-assessment- en documentmanagementproces. Je zorgt voor correcte gegevens, tijdige opvolging en professionele stakeholderondersteuning, met een nauwkeurige uitvoering in systemen zoals Excel en TruVault.

Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen of wil je meer informatie? Neem dan gerust contact op met Mustafa Ghazi via [email protected]

• belangrijkste verantwoordelijkheden

  • Beheer & Opvolging: Beheren van de gap-assessmentmailbox, identificeren/bevestigen van de juiste Local Process Owner (LPO) en contacteren van betrokken stakeholders.
  • Tracking & Deadlinebewaking: Correct beheer en invullen van de Excel-tracker, bewaken van deadlines en tijdig opvolgen van openstaande acties.
  • Kwaliteitscontrole: Uitvoeren van een eerste inhoudelijke screening van gap assessments op veelvoorkomende, eerder geïdentificeerde fouten.
  • Stakeholderondersteuning: Beantwoorden van basisvragen over het proces en afstemmen met de Trainingsafdeling wanneer trainingsimpact of verdere opvolging vereist is.
  • Rapportering & Verbetering: Trekken en controleren van periodieke rapporten via geautomatiseerde rapportering; identificeren van terugkerende problemen, trends en procesverbeteringen.
  • Mailbox & Eerste Aanspreekpunt: Beheren van de documentmanagementmailbox en fungeren als eerste aanspreekpunt voor basisvragen over het standaardproces.
  • Workflowbeheer in TruVault: Uploaden van procedures, uitvoeren van administratieve reviews, en opstarten, circuleren en opvolgen van documentflows.
  • Metadata & Documentcontrole: Bewaken van de volledigheid en juistheid van metadata in TruVault en uitgeven van gecontroleerde kopieën volgens het geldende proces.
  • Templates & Opmaak: Opstellen, aanpassen en onderhouden van sjablonen (Word en PDF).
  • Escalatie: Tijdig escaleren van niet-standaard, technische of compliancegerelateerde vragen naar de juiste proceseigenaar of Subject Matter Expert (SME).

• kwalificatie

  • Administratie & Organisatie: Sterke organisatorische vaardigheden, hoge mate van nauwkeurigheid en het vermogen om meerdere taken, deadlines en mailboxen te beheren.
  • Zelfstandigheid & Communicatie: Duidelijke en professionele communicatie (zowel mondeling als schriftelijk) en zelfstandig kunnen werken binnen vastgelegde procedures.
  • Softwarekennis:
  • MS Excel: Goede praktijkkennis van trackers, filters en het uitvoeren van vooraf opgezette, geautomatiseerde rapporten.
  • MS Word & PDF: Ervaring met documentopmaak en de creatie/het onderhoud van elektronische templates.
  • Proceskwaliteit: Ervaring met documentflows, metadata, gecontroleerde documenten en het herkennen van terugkerende fouten.
  • Ervaring met TruVault of een vergelijkbaar elektronisch documentmanagementsysteem (eDMS).
  • Ervaring binnen een farmaceutische, GMP- of andere sterk gereguleerde kwaliteitsomgeving.
  • Basiskennis van documentcontrole en Good Documentation Practices (GDP).
  • Ervaring met het ondersteunen van stakeholders uit verschillende afdelingen.
  • Oog voor detail en hoge nauwkeurigheid.
  • Sterke procesdiscipline en eigenaarschap.
  • Stakeholder- en servicegerichtheid.
  • Een mindset gericht op continue verbetering.

• voordelen

  • Salaris & premies:

    Ons aanbod

    • competitief brutoloon met 13e maand en dubbel vakantiegeld
    • netto maandvergoeding
    • maaltijdcheques & ecocheques
    • keuze tussen bedrijfswagen met tank-/laadkaart (SalSa-plan) of km-vergoeding voor verplaatsing met eigen wagen
    • hospitalisatieverzekering vanaf dag 1 + optionele ambulante verzekering (incl. tandzorg)
    • groepsverzekering (pensioenopbouw)
    • cafetariaplan (Flex Income Plan)
    • 4 weken wettelijke vakantie + 12 ADV-dagen + anciënniteitsverlof
    • mogelijkheid tot thuiswerken (afhankelijk van project)
    • Benefits at Work kortingenplatform
    • referral bonus bij aanwerving via jouw netwerk
    • persoonlijke opvolging via account manager, HR/L&D support, toegang tot opleidingen, learning tools en certificaties
    • netwerkevents en interne activiteiten om verbonden te blijven met collega’s en de organisatie 

    Liever samenwerken als freelance consultant?

    • we betalen jouw facturen tijdig en correct (30 dagen)
    • het team van recruiters en account managers is betrokken bij je carrière en volgen je nauw op
    • tegen het einde van je project, zoeken we proactief naar je volgende uitdaging