Executive & Office Assistant (vastgoed)

Arbeidsvoorwaarden
Wat mag je verwachten?

• Een vast contract binnen een kleinschalige, familiale organisatie actief in vastgoed, investeringen en vermogensbeheer
• Een brutoloon tussen €3.500 en €5.000 per maand, afhankelijk van jouw ervaring
• Aangevuld met maaltijdcheques, groepsverzekering en hospitalisatieverzekering
• Een fulltime functie van 38 uur per week met 20 wettelijke verlofdagen
• Een brede en gevarieerde functie met veel autonomie, verantwoordelijkheid en contacten met verschillende professionele stakeholders

Jouw functie
Voor een familiale organisatie actief binnen vastgoed, investeringen en vermogensbeheer zijn we op zoek naar een Executive & Office Assistant. Je neemt een centrale rol op binnen een klein team en combineert administratieve, financiële en organisatorische verantwoordelijkheden.
Waar ben jij verantwoordelijk voor binnen deze rol?
• Verzorgen van de voorbereidende boekhouding en opvolgen van facturen, betalingen, huren, kostenverdelingen en verdeelsleutels
• Administratief beheren en opvolgen van vastgoed-, huur- en onderhoudsdossiers
• Contact onderhouden met huurders, banken, boekhouders, notarissen, leveranciers en andere externe partners
• Verzorgen van algemene administratie en documentbeheer en fungeren als schakel met het externe boekhoudkantoor
• Organiseren van agenda's en meetings en ondersteunen van de dagelijkse kantoorwerking
• Opnemen van algemene office managementtaken en waar nodig praktische zaken ter plaatse opvolgen
• Fungeren als centraal aanspreekpunt en ervoor zorgen dat alles binnen het kantoor vlot en efficiënt verloopt

Jouw profiel

Je bent de ideale kandidaat als je:
• Bij voorkeur minstens 3 tot 5 jaar relevante ervaring hebt binnen executive assistance, office management, dossierbeheer of een gelijkaardige ondersteunende functie
• Zeer vlot communiceert in zowel het Nederlands als het Frans
• Een goede kennis hebt van MS Office en vlot overweg kan met Excel
• Georganiseerd, nauwkeurig en gestructureerd te werk gaat
• Zelfstandig prioriteiten kan stellen en graag verantwoordelijkheid opneemt
• Betrouwbaar en discreet omgaat met vertrouwelijke informatie

De organisatie
Je komt terecht binnen een Belgisch-Luxemburgse familiale organisatie die voornamelijk actief is binnen commercieel en residentieel vastgoed en zich geleidelijk verder ontwikkelt richting investeringen en breder vermogensbeheer. Je werkt binnen een kleinschalige omgeving waar korte communicatielijnen, autonomie en vertrouwen centraal staan. Als Executive & Office Assistant neem je een belangrijke ondersteunende en coördinerende rol op in de dagelijkse werking. De huidige assistente vervult al jarenlang een sleutelrol binnen de organisatie en gaat eind 2026 met pensioen. Daarom wordt er bewust ingezet op een grondige overdracht, zodat je voldoende tijd krijgt om de verschillende dossiers, processen en verantwoordelijkheden goed te leren kennen.

#LI-DNI