Administratief Medewerker

Over de organisatie

Je komt terecht bij een gevestigde totaalpartner voor koeltechnieken en professionele keukeninrichting in Oostende. Al meer dan 15 jaar realiseert het bedrijf projecten voor horecaondernemers, winkels, architecten, particulieren en bouwpromotoren. Klanten worden begeleid vanaf de eerste aanvraag tot de installatie, het onderhoud en de verdere service.

Het team bestaat uit een 12-tal medewerkers. De organisatiestructuur is overzichtelijk, de communicatielijnen zijn kort en collega’s zijn makkelijk bereikbaar. Open communicatie, vertrouwen en duidelijke afspraken vormen de basis van de samenwerking.

Jouw verantwoordelijkheden

Als Backoffice Medewerker zorg je voor een correcte en tijdige opvolging van administratieve en commerciële dossiers. Je vormt een belangrijk aanspreekpunt en bewaakt de voortgang van verschillende aanvragen, orders en leveringen.

Concreet:

• Je verwerkt prijsaanvragen en vraagt prijzen en bijkomende informatie op.

• Je maakt offertes en orders op en volgt deze administratief verder op.

• Je ondersteunt bij de facturatie en controleert of dossiers volledig en correct zijn.

• Je beheert de algemene mailbox en behandelt telefonische oproepen.

• Je onderhoudt contact met klanten en beantwoordt praktische en administratieve vragen.

• Je volgt bestellingen, leveringen en planningen nauwkeurig op.

• Je houdt klanten en collega’s op de hoogte van de voortgang van hun dossier.

• Je signaleert problemen tijdig en zoekt samen met de betrokken partijen naar een passende oplossing.

• Je zorgt voor een correcte informatiedoorstroming binnen het team.

• Je neemt bijkomende administratieve en organisatorische taken op waar nodig.

---

Jouw profiel

Je werkt nauwkeurig, houdt graag overzicht en neemt verantwoordelijkheid voor de dossiers die je opvolgt. Je communiceert duidelijk en voelt je comfortabel in rechtstreeks contact met klanten en leveranciers.

Daarnaast:

• Je werkt gestructureerd en georganiseerd.

• Je kan verschillende dossiers tegelijk opvolgen zonder het overzicht te verliezen.

• Je bent communicatief sterk en neemt vlot telefonisch contact op.

• Je wacht niet af wanneer informatie ontbreekt, maar neemt zelf initiatief.

• Je denkt praktisch en oplossingsgericht.

• Je communiceert open wanneer iets niet duidelijk is of wanneer zich een probleem voordoet.

• Je werkt graag samen binnen een klein team.

• Je zoekt bewust naar stabiliteit en een werkgever waar je je op lange termijn kan engageren.

Ervaring: relevante ervaring binnen administratie, backoffice, customer service of commerciële ondersteuning is een sterke troef.

Technische kennis van koelinstallaties of professionele keukens is niet noodzakelijk. De nodige product- en sectorinformatie kan intern worden aangeleerd.

---

Wat mag je verwachten?

Je krijgt een brede backofficefunctie waarin je dossiers opvolgt en rechtstreeks contact hebt met klanten en leveranciers.

Je mag rekenen op:

• Een vast contract vanaf dag 1.

• Een gevarieerd takenpakket met administratie, planning, klantencontact en commerciële ondersteuning.

• Een functie met duidelijke verantwoordelijkheden en ruimte voor zelfstandigheid.

• Rechtstreeks contact met klanten, leveranciers en interne collega’s.

• Een stabiele werkomgeving met aandacht voor samenwerking op lange termijn.

• Een klein en toegankelijk team met korte communicatielijnen.

• Interne ondersteuning om de producten en technische toepassingen stap voor stap te leren kennen.

• De mogelijkheid om expertise op te bouwen rond vaste merken en technische oplossingen.

• Een correcte verloning, aangevuld met extra voordelen volgens jouw ervaring.