Management Assistant

Als Management Assistant bied je uitgebreide administratieve ondersteuning aan één of meerdere partners en hun team van advocaten. Je belangrijkste doel is te zorgen voor een vlotte dagelijkse werking door proactief een breed scala aan administratieve taken op te nemen, zodat het team zich kan focussen op hun kerntaak: juridisch werk.

Functie

De functie omvat onder meer de volgende taken:

• Verwerken van correspondentie per e-mail en/of brief;
• Zorgen voor correcte opvolging en archivering van correspondentie en documenten;
• Openen en bijhouden van cliëntendossiers in onze beheersoftware;
• Coördineren van reisarrangementen en aanleveren van alle ondersteunende documenten;
• Inschrijven voor seminaries en events en de administratieve opvolging hiervan;
• Opstellen, beheren en opvolgen van onkostennota’s;
• Opvolgen van deadlines en agendabeheer;
• Voorbereiden en controleren van timesheets op nauwkeurigheid;
• Aanmaken en updaten van ontwerpfacturen volgens richtlijnen en feedback van het juridisch team;
• Ondersteunen van het accounting team bij het voorbereiden en versturen van facturen aan cliënten;
• Opmaak en opmaakconsistentie van Microsoft Word-documenten;
• Nakijken en kwaliteitscontrole van documenten;
• Organiseren en coördineren van (interne) seminaries;
• Diverse administratieve taken zoals het afdrukken van prints, het onderhouden van archiveringssystemen, enz;
• Mogelijke extra taken indien u in het bezit bent van een bachelordiploma ‘Paralegal Assistant’:
• Uitvoeren van onderzoeken en statistisch/documentair onderzoek;
• Relevante informatie voor zaken zoeken en ontwikkelen.

Profiel

• Je bent Nederlands- en/of Franstalig en hebt een zeer goede kennis van de andere taal en het Engels (mondeling en schriftelijk);
• Je beschikt over een Bachelor- of Masterdiploma in een relevante studierichting (Bachelor Office Management, Bachelor Paralegal, Master Vertaling, enz.);
• Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie en bent geïnteresseerd in een baan in de juridische sector;
• Je hebt een gevorderde kennis van Word (track changes, cross reference, geavanceerde nummering, …), PowerPoint, Outlook (agendabeheer, e-mailorganisatie) en Excel;
• Je bent stressbestendig en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren dankzij je sterke organisatorische vaardigheden;
• Je hebt een sterk oog voor detail en een hoge kwaliteitsstandaard;
• Je hebt een positieve ingesteldheid en neemt graag initiatief;
• Een dynamische, hands-on en behulpzame kenmerkt jou;
• Je bent een teamspeler, maar kan ook zelfstandig werken.

Onze klant

• Advokatenkantoor
• Belgisch
• Tour n Taxis (shuttlebus van Bxl-noord mogelijk
• We have a collective drive for excellence and innovation in servicing your legal needs.
• maatschappelijk geëngageerd: doen oa. mee aan warmste week STUBRU

Awards 2018

ALTIUS is Belgium Trade Mark Contentious firm of the year:

ALTIUS has been awarded Belgium Trade Mark Contentious firm of the year during Managing IP’s 2018 EMEA Awards Dinner in London.

Verslag bezoek ANOUK april 2018

Belangrijk: ze werken nu met te veel partners en Nadia gaat hier een selectie in maken – tijd om onszelf te bewijzen dus.

Aanwezig Anouk + Nadia

Nadia een maand geleden begonnen – taken overgenomen van lieselotte. Soft HR was niet haar ding en er was nood aan iemand nieuw. Eerste wat ze gedaan heeft de partners leren ,kennen met wie ze werken.

Wie zijn ze

Groot advocatenkantoor – zeker naar Belgische normen, als ze vergelijken met anderen Belgische zijn ze een van de grootsten, altijd blijven groeien en terug groei voorzien. Met die groei groeien ook de service verlenende medewerkers.

16 MA’s in dienst – 5 grote afdelingen: intellectual property( is hun paradepaardje- behoren tot de wereldtop), Banking + finance, commercial competions en ICT, real estate, employement/sports (bv contracten voor sporters)

Wat zoeken ze

Iedere MA werkt voor een 4/5 tal vennoten: je werkt voor 1 vd 16 partners, dan 1 senior associate, 2/3 junior associates. In de praktijk: partner + senior.

MA zoeken ze het vaakst. Meestal door pensioen, langdurig zieken, mensen die weggaan. Werken altijd om basis van interim, is zo historisch gegroeid en vinden het niet fair tov de bestaande MA’s dat ze nu wel vaste contracten zouden geven.

PT is gevonden.

Nog 1 FT te zoeken – is voor IP – 5 advocaten – 1 partner (philippe de jong

NL met zeer goede kennis Frans + Engels. gewicht is echt het NL.

Proces aangepast – dus testen na een eerste gesprek – eerst mensen ontmoeten om breden kader te schetsten naar kandidaat.

Na testen is de laatste stap gesprek met betrokken partner.

Wat is voor Nadia belangrijk

• Volgende punten in rapport:Beschikbaarheid, Loonsverwachtingen, Motivatie, Waarom is iemand wegegaan + gaten in cv’s verklaren.
• Hebben graag 1 spoc – geen verschillende personen.
• Geeft snel feedback.
• Werkten op dit moment echt met te veel partners – gaat hier selectie in maken
• Screening report is voor hen belangrijk – de vragen die bij haar opkomen moeten beantwoorde worden.
• Communicatie heel belangrijk- LT.
• Ze weet dat de markt zeer moeilijk is.

Belangrijk

De MA’s worden echt in de watten gelegd.

Het is geen super stijve omgeving

Aanbod

• Een uitdagende functie met gevarieerde taken bij een gerenommeerd advocatenkantoor met internationale cliënten en dossiers;
• Een contract voor onbepaalde duur, een aantrekkelijk salaris met extra voordelen, flexibele werktijden en de mogelijkheid om 1 dag per week thuis te werken:
• Maaltijdcheques, vergoeding van openbaarvervoerskosten, hospitalisatie- en groepsverzekering, 13e maand.
• Een onlangs gerenoveerd kantoor in het prachtige Royal Depot-gebouw op de Tour & Taxis-site – gemakkelijk bereikbaar met de auto en met de trein vanaf het Noordstation (1,5 km). Er rijdt elke 5 minuten een pendelbus van en naar het treinstation.
• De mogelijkheid om deel te nemen aan allerlei activiteiten

#hiring1